Conservation
« Préservation à long terme de documents numériques garantissant leur pérennité, intégrité et accessibilité. La durée légale de conservation des factures est de 10 ans. »
Conservation : définition détaillée
La conservationConservationPréservation à long terme de documents numériques garantissant leur pérennité, intégrité et accessibilité. La durée léga…Voir dans le glossaire → des factures électroniques est une obligation légale distincte de l’archivageArchivageProcessus de collecte, classement et conservation de documents numériques. En facturation électronique, l’archivage léga…Voir dans le glossaire → courant. Elle implique de préserver les documents sur une durée minimale de 10 ans tout en garantissant leur intégrité, leur lisibilité et leur accessibilité pendant toute cette période.
Les exigences de conservationConservationPréservation à long terme de documents numériques garantissant leur pérennité, intégrité et accessibilité. La durée léga…Voir dans le glossaire → pour les factures électroniques sont strictes : le document doit être conservé dans son format d’origine (XML structuré), accompagné de métadonnées permettant de reconstituer la chaîne complète de la transaction. Toute modification du document après émission doit être détectable.
Les solutions de conservationConservationPréservation à long terme de documents numériques garantissant leur pérennité, intégrité et accessibilité. La durée léga…Voir dans le glossaire → peuvent être intégrées à la Plateforme AgrééePAPlateforme Agréée. Prestataire immatriculé par l’État, habilité à transmettre les factures électroniques et les données …Voir dans le glossaire → ou confiées à un tiers archiveur certifié. Dans tous les cas, le système doit respecter les normes en vigueur (NF Z42-013 pour l’archivageArchivageProcessus de collecte, classement et conservation de documents numériques. En facturation électronique, l’archivage léga…Voir dans le glossaire → électronique à valeur probante).
En pratique
Une facture reçue en décembre 2026 devra rester accessible et intacte dans votre système de conservationConservationPréservation à long terme de documents numériques garantissant leur pérennité, intégrité et accessibilité. La durée léga…Voir dans le glossaire → jusqu’en décembre 2036. En cas de contrôle fiscal, vous devrez pouvoir la produire dans son format électronique d’origine.